POLITYKA PRYWATNOŚCI PLATFORMY I APLIKACJI INSTYTUTU MOCY

Wersja: 2026-07-28 Obowiązuje od: 28.07.2026 r.

1. Kto przetwarza dane i w jakiej roli

Operatorem Platformy jest AURORA MAREK WOLAN, ul. Olbrachta 84, 35-614 Rzeszów, NIP 5170124465, e-mail: akademia@instytutmocy.pl, tel. +48 698 342 111, dalej „Operator”.Rola prawna zależy od konkretnego celu przetwarzania. Ta sama organizacja może być administratorem jednych danych i podmiotem przetwarzającym inne dane. Najważniejszy podział wygląda następująco: Podział ról wynika z faktycznego celu i sposobu przetwarzania, a nie wyłącznie z nazwy funkcji, miejsca przechowywania danych lub logo widocznego w Aplikacji.

2. Kontakt i realizacja praw

1. W sprawach danych, których administratorem jest Operator, należy pisać na akademia@instytutmocy.pl.
2. W sprawach danych przetwarzanych przez Instruktora dla realizacji jego usług należy kontaktować się przede wszystkim z danym Instruktorem, ponieważ to on określa cel i podstawę prawną przetwarzania.
3. Jeżeli żądanie dotyczące danych administrowanych przez Instruktora trafi do Operatora, Operator może przekazać je Instruktorowi oraz udzielić mu pomocy technicznej zgodnie z Umową powierzenia.

3. Jakie dane przetwarzamy

Zakres danych zależy od używanych funkcji. Może obejmować:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię, nazwisko, nazwa firmy, e-mail, telefon;
• dane rozliczeniowe i podatkowe, np. adres, NIP, dane do faktury, informacje o statusie przedsiębiorcy;
• dane Konta, role, uprawnienia, ustawienia, historię logowania i akceptacji dokumentów;
• dane zamówień, rezerwacji, płatności, subskrypcji, zwrotów, chargebacków i wypłat;
• dane profilu Instruktora, Ofert, Programów, materiałów, terminów i dostępności;
• dane CRM, kartotek, notatek, formularzy, zadań, plików, grup, postępu i historii obsługi — jeżeli wprowadzi je Instruktor lub Klient;
• treści publikowane w społeczności, komentarze, wiadomości, zgłoszenia moderacyjne i załączniki;
• dane Opinii, w tym ocena, treść, data, nazwa lub pseudonim autora, oznaczenie źródła, adres źródłowy, data importu, przypisany Instruktor lub pracownik, status zatwierdzenia i historia moderacji;
• dane kalendarza i spotkań udostępnione w ramach aktywnej integracji;
• dane przekazywane do funkcji AI, w tym polecenia, wybrany kontekst i wynik działania funkcji;
• dane techniczne i bezpieczeństwa, np. adres IP, identyfikatory urządzenia i sesji, typ przeglądarki, logi, zdarzenia błędów, informacje o zgodach cookies.

4. Skąd mamy dane

• bezpośrednio od Użytkownika, Instruktora albo Klienta;
• od Instruktora, gdy wprowadza dane własnego Klienta do Aplikacji;
• od operatorów płatności, banków i systemów sprzedażowych w zakresie statusu transakcji;
• z aktywowanych przez Użytkownika integracji, np. kalendarza lub systemu spotkań;
• automatycznie z urządzenia i logów podczas korzystania z Platformy;
• ze źródeł publicznych, jeżeli jest to konieczne do weryfikacji danych biznesowych i zgodne z prawem;
• z publicznego profilu lub systemu opinii wskazanego przez Instruktora, gdy uruchamia on funkcję importu Opinii.

5. Cele i podstawy prawne Operatora jako administratora

Potwierdzenie zapoznania się z Polityką prywatności nie jest zgodą na wszystkie operacje przetwarzania. Zgody wymagane dla konkretnego celu, np. newslettera albo cookies marketingowych, są odbierane oddzielnie.

6. Dane Klientów i autorów Opinii Instruktora

1. Instruktor jako administrator odpowiada za podstawę prawną, obowiązek informacyjny, minimalizację, prawidłowość, okres przechowywania i realizację praw osób, których dane dotyczą, w tym Klientów i autorów Opinii.
2. Operator przetwarza dane w imieniu Instruktora wyłącznie w celu technicznego świadczenia Aplikacji i zgodnie z udokumentowanymi poleceniami wynikającymi z użycia funkcji oraz Umowy powierzenia.
3. Instruktor nie powinien wprowadzać danych szczególnych kategorii, w tym danych o zdrowiu, poglądach, religii lub życiu seksualnym, jeżeli nie ma odpowiedniej podstawy z art. 9 RODO i rzeczywistej konieczności ich przetwarzania.
4. Operator nie wykorzystuje danych powierzonych przez Instruktora do własnego marketingu ani do niezależnego profilowania jego Klientów.

6A. Opinie, dane importowane i ich publikacja

1. Opinie wystawiane w Platformie. Po zrealizowanym spotkaniu lub innym świadczeniu autor może przekazać ocenę i komentarz. Dane są przetwarzane dla przekazania Opinii Instruktorowi, obsługi jakości i — jeżeli autor wyraził właściwą zgodę albo istnieje inna podstawa prawna — publikacji w profilu. Zgoda na publikację anonimową nie uprawnia do ujawnienia danych identyfikujących autora.
2. Opinie importowane. Instruktor może wskazać publiczny adres profilu lub systemu opinii. W zależności od źródła mogą zostać pobrane: ocena, treść, data, publiczna nazwa albo pseudonim autora, identyfikator lub adres źródłowy, nazwa źródła i informacja o pracowniku, którego Opinia dotyczy. Nie pobieramy danych, które nie są potrzebne do przedstawienia i udokumentowania Opinii.
3. Sam fakt, że dane lub Opinia są publicznie dostępne w internecie, nie oznacza zgody autora na dowolne dalsze kopiowanie i publikowanie. Przed importem Instruktor musi ustalić właściwą podstawę prawną, zakres uprawnienia do ponownej publikacji i zgodność z warunkami źródła.
4. W przypadku Opinii importowanych podstawą przetwarzania po stronie Instruktora może być w szczególności art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na rzetelnym przedstawieniu publicznych opinii dotyczących jego własnej działalności — ale wyłącznie po ocenie niezbędności, proporcjonalności, rozsądnych oczekiwań autora i wyniku testu równowagi. Publiczna dostępność danych sama nie przesądza o spełnieniu tych warunków.
5. Instruktor odpowiada za obowiązek informacyjny z art. 14 RODO, gdy dane autora nie zostały zebrane bezpośrednio od niego. Informacja powinna zostać przekazana w terminie wymaganym prawem, co do zasady najpóźniej przy pierwszym publicznym ujawnieniu danych i nie później niż w ciągu miesiąca, chyba że zachodzi ustawowe wyłączenie. Udostępnienie tej Polityki i oznaczenie źródła wspierają przejrzystość, lecz nie zastępują automatycznie indywidualnego obowiązku Instruktora.
6. Jeżeli indywidualne poinformowanie jest niemożliwe albo wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Instruktor powinien udokumentować tę ocenę i zastosować odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności czytelne oznaczenie źródła, łatwo dostępną informację o przetwarzaniu oraz prostą procedurę sprzeciwu, sprostowania i usunięcia.
7. Stosujemy minimalizację danych. Publiczna prezentacja powinna co do zasady używać pseudonimu, imienia albo skróconej nazwy autora zamiast pełnych danych, nie powinna ujawniać danych kontaktowych i nie powinna zawierać danych o zdrowiu, życiu prywatnym lub innych danych szczególnych kategorii, chyba że istnieje wyraźna podstawa prawna i rzeczywista konieczność.
8. Informacje techniczne o imporcie mogą obejmować datę i godzinę pobrania, domenę lub adres źródłowy, wynik pobrania, liczbę znalezionych i zapisanych Opinii, przypisanie do profilu lub pracownika oraz działania moderacyjne. Służą one rozliczalności, bezpieczeństwu, wykrywaniu duplikatów i obsłudze błędów.
9. Operator nie wykorzystuje treści importowanych Opinii do trenowania własnych modeli AI ani do niezależnego profilowania autorów. Przekazanie do dostawcy AI może nastąpić wyłącznie po odrębnym uruchomieniu funkcji AI i na zasadach sekcji 10.
10. Autor może zażądać dostępu, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia publikacji oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Żądanie można skierować do Instruktora albo na akademia@instytutmocy.pl; Operator przekaże je właściwemu administratorowi i zapewni wsparcie techniczne.

7. Umowa powierzenia i jej zawarcie

1. Warunkiem używania przez Instruktora funkcji przetwarzających dane jego Klientów jest zawarcie Umowy powierzenia przetwarzania danych.
2. Umowa może zostać zawarta elektronicznie przez zaznaczenie pola akceptacji i zapisanie jej w panelu. Operator zapisuje wersję dokumentu, identyfikator Użytkownika oraz datę i czas akceptacji.
3. Umowa określa w szczególności przedmiot i czas przetwarzania, jego charakter i cel, rodzaje danych, kategorie osób, obowiązki i prawa Instruktora, zasady poufności, bezpieczeństwa, pomocy przy realizacji praw, naruszeń, audytów, podpowierzenia oraz usunięcia lub zwrotu danych.
4. Aktualny rejestr podprocesorów stanowi część systemu informacji o powierzeniu. Zasady informowania o zmianach i zgłaszania uzasadnionego sprzeciwu określa Umowa powierzenia.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

• dostawcom hostingu, serwerów, kopii zapasowych, poczty i infrastruktury IT;
• dostawcom płatności, bankom, Stripe i Stripe Connect;
• dostawcom wiadomości e-mail, SMS, push i narzędzi obsługi klienta;
• dostawcom kalendarza, wideospotkań, map, przechowywania plików i wideo — gdy dana integracja jest aktywna;
• dostawcom funkcji AI — tylko w zakresie uruchomionej funkcji i zgodnie z aktualnym rejestrem podprocesorów;
• dostawcom technicznego pobierania lub integracji ze Źródłem zewnętrznym — wyłącznie gdy taka usługa jest używana i została ujęta w aktualnym rejestrze podprocesorów;
• księgowości, prawnikom, audytorom i doradcom związanym poufnością;
• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa;
• Instruktorowi będącemu Sprzedawcą lub prowadzącym dane świadczenie — w zakresie potrzebnym do jego realizacji.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Takie przekazanie następuje tylko przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczonego przez RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony, standardowych klauzul umownych oraz — gdy jest to wymagane — dodatkowych zabezpieczeń. Aktualne informacje o podprocesorach i lokalizacjach są udostępniane w rejestrze podprocesorów lub dokumentacji danego narzędzia.

10. Funkcje wykorzystujące AI

1. Funkcja AI jest uruchamiana przez Użytkownika albo zgodnie z ustawieniem wybranym w Aplikacji.
2. Do dostawcy AI mogą zostać przekazane polecenie oraz taki fragment danych lub materiału, który jest technicznie potrzebny do wykonania funkcji.
3. Użytkownik i Instruktor powinni ograniczać dane do minimum oraz nie przekazywać danych szczególnych kategorii ani danych osób trzecich bez odpowiedniej podstawy prawnej.
4. Wynik AI może zawierać błędy i powinien zostać zweryfikowany przed użyciem w sprawach istotnych.

11. Jak długo przechowujemy dane

• dane Konta — przez czas trwania umowy, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, bezpieczeństwa i przedawnienia roszczeń;
• dane zamówień, faktur i rozliczeń — przez okres wymagany przepisami podatkowymi, księgowymi i konsumenckimi;
• logi bezpieczeństwa — przez okres proporcjonalny do ryzyka, co do zasady nie dłużej niż jest to potrzebne do wykrywania nadużyć, analizy incydentów i obrony roszczeń;
• korespondencja i reklamacje — do zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego okresu roszczeń;
• dane marketingowe — do wniesienia sprzeciwu albo cofnięcia zgody;
• Opinie i dane ich autorów — przez okres publikacji lub używania ich przez Instruktora, a następnie przez czas potrzebny do obsługi zgłoszeń i roszczeń; Opinie ukryte lub odrzucone są usuwane albo anonimizowane po ustaniu celu, z uwzględnieniem kopii zapasowych;
• metadane importu i moderacji — przez okres potrzebny do rozliczalności, wykrywania nadużyć, obsługi sporów i bezpieczeństwa;
• dane powierzone przez Instruktora — przez czas korzystania z funkcji i zgodnie z jego poleceniami, a po zakończeniu zgodnie z Umową powierzenia, z uwzględnieniem kopii zapasowych i obowiązków prawnych.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
• złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawo nie zawsze oznacza obowiązek natychmiastowego usunięcia wszystkich danych, np. gdy dalsze przechowywanie jest wymagane prawem albo potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W przypadku Opinii importowanej osoba może również zażądać informacji o źródle pozyskania danych oraz wnieść sprzeciw wobec dalszej publikacji opartej na prawnie uzasadnionym interesie.

13. Cookies i podobne technologie

• niezbędne — logowanie, koszyk, sesja, bezpieczeństwo i działanie podstawowych funkcji;
• funkcjonalne — zapamiętywanie wybranych ustawień;
• analityczne — pomiar użycia i poprawa działania;
• marketingowe — pomiar kampanii i dopasowanie komunikacji, jeżeli zostały włączone.

Cookies inne niż niezbędne są używane zgodnie z ustawieniami panelu zgód. Użytkownik może zmienić zgodę w panelu cookies lub ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może uniemożliwić logowanie, zakup lub korzystanie z Aplikacji.

14. Bezpieczeństwo

Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, poufność osób upoważnionych, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe, aktualizacje, rejestrowanie zdarzeń oraz procedury reagowania na incydenty. Instruktor odpowiada za bezpieczeństwo własnego urządzenia, Konta, haseł, osób upoważnionych i eksportowanych danych.

15. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Operator może stosować automatyczne mechanizmy pomocnicze, np. wykrywanie nadużyć, filtrowanie spamu, kolejność treści lub segmentację komunikacji. Standardowo nie podejmuje wyłącznie automatycznie decyzji wywołujących wobec Użytkownika skutki prawne lub podobnie istotnie na niego wpływających. Jeżeli taka funkcja zostanie wprowadzona, Użytkownik otrzyma wymaganą prawem informację przed jej zastosowaniem.

16. Osoby małoletnie

Konto zakupowe i Konto Instruktora są przeznaczone dla osób pełnoletnich. Dane osoby małoletniej mogą być przetwarzane w ramach usługi Instruktora wyłącznie wtedy, gdy Instruktor posiada odpowiednią podstawę prawną i spełnił obowiązki wobec przedstawiciela ustawowego oraz dziecka stosownie do jego wieku.

17. Zmiany Polityki

Polityka może zostać zmieniona w szczególności z powodu zmiany prawa, funkcji, dostawców, modelu usług lub środków bezpieczeństwa. Aktualna wersja, data obowiązywania i archiwalna wersja wymagana dla rozliczalności powinny być dostępne w Platformie. Istotne zmiany dotyczące trwającej umowy będą komunikowane w sposób odpowiedni do ich znaczenia.